Apostilla de la Haya: todo lo que hay que saber

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Apostillar documentos se instauró como método de legalización por el Convenio de la Haya hace ya más de 50 años. Hoy en día para tramitar una ciudadanía es importante saber qué es, para qué sirve, qué documentos necesitan o no tener la Apostilla de la Haya y cómo. Sigue leyendo ciudadaniaitaliana.com.ar para enterarte de todo esto.

Objetivos de la Convención de la Haya

En 1954, en Países Bajos se firmó un acuerdo entre varios países con el fin de proteger el patrimonio cultural ante cualquier conflicto bélico mundial. A lo largo de los años, se fueron firmando nuevos convenios para facilitar temas como por ejemplo, el acceso a la justicia, la adopción internacional y entre ellos, en 1961, se anuló la exigencia de la legalización de documentos públicos extranjeros, surgiendo la Apostilla de la Haya como la alternativa más conveniente.

¿Que implicó la implementación de la Apostilla de la Haya?

Desde ese momento, todos los países firmantes del Convenio en vez de tener que seguir una larga cadena de legalización, podían simplemente realizar una apostilla. Un método simple y rápido de legalización de documentos, sellos o firmas de funcionarios públicos extranjeros que certifica su validez y originalidad mediante un solo sello. Entonces, todo documento emitido en un país que firmó la Convención puede ser utilizado oficialmente en otro país firmante, otorgándole al documento apostillado carácter internacional.

Importante: generalmente el documento debe ser autenticado por un notario antes de que pueda ser apostillado o legalizado.

¿Qué documentos debo Apostillar?

Es de suma importancia entender que la apostilla sólo sirve para autenticar documentos que se vayan a presentar en el extranjero, no en el mismo país de emisión.

Para tener que apostillar un documento es necesario que:

  • el país en el que fue emitido y al que se va a llevar el documento sean parte de la Convención.
  • las leyes del país en el que el documento se emitió considere el documento como público
  • las leyes del país al que se va llevar el documento manifiesten que para reconocer ese documento como extranjero público tiene que estar apostillado.

¿Qué documentos se consideran públicos?

Según el Artículo N°1 del Convenio, se considerarán como documentos públicos: 

  • los documentos judiciales: provenientes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público, o de un secretario, oficial u otro funcionario judicial;
  • los documentos administrativos;
  • los documentos notariales; y
  • las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.

No se consideran públicos:

  • los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares;
  • los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o  aduanera; y
  • Documentos que, en aplicación de otros Convenios Internacionales, estén exentos de ser legalizados o apostillados**

**Por ejemplo, para Italia, no se requiere apostilla ni legalización para documentos expedidos en los siguientes países: Bélgica, Dinamarca, Estonia, Francia, Irlanda, Letonia, por el Convenio de Bruselas en 1987;  Alemania por el Convenio de Roma en 1969 y Hungría por Convenio de Budapest en 1977.

Ejemplos de documentos que pueden ser apostillados:

  • Partidas de nacimiento, matrimonio y defunción
  • Certificados y títulos académicos de entidades públicas y privadas
  • Patentes
  • Actos Notariales

¿Qué países forman parte de la Convención?

Actualmente, 118 países forman parte de esta Convención de la Apostilla, entre ellos:

Albania, Andorra, Argentina, Australia, Austria, Bahamas, Bélgica, Belice, Bolivia, Brasil, Chile, China, Colombia, Costa Rica, Croacia, Ecuador, Finlandia, Francia, Guatemala, India, Italia, México, Marruecos, etc. Ver la lista completa

Dato: hay países que no forman parte de la Convención de la Haya pero sí de la Convención de la Apostilla.

¿Qué pasa si el país de destino no es miembro de la Convención?

Cuando esto sucede, como es el caso de Canadá por ejemplo, la Apostilla no tiene ninguna validez legal en ese país, por tanto se tiene que proceder a legalizar el documento según lo indique el Consulado o Embajada de ese país. 

Consideraciones a la hora de Apostillar un documento público

Si tu país se encuentra dentro de la Convención, primero debes localizar la o las autoridades responsables designadas por el Gobierno para colocar el sello de apostilla a los documentos públicos de interés. En Italia, por ejemplo, este trámite lo realiza la Prefectura de cada provincia. Una vez hecho esto, es importante averiguar si se puede realizar de manera online para ahorrarse un viaje, como en España, que se permite la apostilla electrónica sin necesidad de ir presencialmente a la institución a realizar el trámite.

Por último, nunca está de más verificar la tenencia de todos los documentos necesarios, sus fotocopias y  las tarifas y formularios que puedan llegar a pedir.

Las apostillas pueden parecer diferentes y presentarse de diversas formas, pero por reglamento del Convenio, si o si deben tener ciertas características en común para considerarse válidas:

  • Deben colocarse sobre el propio documento o sobre una prolongación del mismo (conocido como “allonge”). El sello puede presentarse como estampilla, adhesivo, sellos impresos u otro.
  • Ser acordes al modelo de Apostilla.
  • Estar redactada en la lengua oficial de la autoridad que la expida siempre y cuando que el título «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)» se mencione en lengua francesa.
  • Constar de 10 ítems para completar la información del solicitante




Cómo apostillar un documento en Argentina

Antes de ir a la autoridad responsable de la Apostilla de la Haya en Argentina hay dos cosas a tener en cuenta:

  • Si el documento fue un emitido por una autoridad provincial o municipal debe ser  legalizado por el Ministerio del Interior, Obras Públicas y Vivienda primero.
  • Si el documento requiere ser traducido también se lo debe llevar a un traductor público para que lo traduzca y certifique con antelación.

Una vez hecho eso, se debe sacar turno dentro del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto o en Colegios de Escribanos y presentarse con los documentos y fotocopias necesarias para finalizar el trámite.

En ciudadaniaitaliana.com.ar estamos para ayudarte, acercanos cualquier duda que tengas sobre este tema a nuestro formulario de contacto para legalizaciones.

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